Documentation

Main Menu -> Resource Management

Ressursstyring brukes for å holde kontroll på ting du faktisk har et begrenset antall av – som rom, biler, maskiner eller utstyr. Poenget er å hindre dobbeltbooking og sørge for at kalenderen aldri selger mer enn virkeligheten tåler. Du setter en total kapasitet på ressursen, og systemet stopper automatisk bookinger når den kapasiteten er brukt opp. Med feltet «Kapasitet per tjeneste» kan du i tillegg styre hvor mye av ressursen hver tjeneste krever, slik at én tjeneste ikke spiser all kapasitet alene.

I bookingen er det «Alternativer» som i utgangspunktet styrer tilgjengeligheten. Alternativer er de som utfører jobben – typisk ansatte eller andre bookbare enheter. I et spa kan du for eksempel ha 3 terapeuter (3 alternativer). Uten ressursbegrensning betyr det at tjenesten kan bookes 3 ganger samtidig. Men hvis spaet bare har 2 behandlingsrom, må dette begrenses – terapeuter kan ikke jobbe i samme rom på samme tid. Derfor legger du inn ressursen «Behandlingsrom» med kapasitet 2, og systemet sørger for at det maks blir 2 samtidige bookinger, selv om du har 3 terapeuter tilgjengelig.

The fields in Resource Management (with spa example)

1. Title

• What: The name of the resource. 
• Example: “Room Capacity – Spa.” This name represents the physical treatment rooms you have.

2. Color

• What: A hex color code to give the resource a visual distinctiveness in the calendar. 
• Example: You can choose a color that distinguishes “Room Capacity – Spa” from other resources.

3. Capacity

• What: The total amount of units available for the resource – the physical limit. 
• Example: If your spa has 2 treatment rooms, set Capacity to 2. This ensures that a maximum of 2 bookings can occur at the same time for spa treatments.

4. Select services

• What: Determine which services should be able to use this resource.
• Example: Check "Spa treatment" and "Massage" so that these services can only be booked with the room capacity you have defined.

5. Capacity per service

• Hva: Kapasitet per tjeneste sier hvor mange ressurs-enheter én booking av den tjenesten bruker. Altså hvor “tung” tjenesten er i ressursforbruk.
• Eksempel: Når noen booker dobbel spabehandling for par, tar den 2 av 4 rom i samme tidsrom.

6. Create resource

• What: Click to save the resource, which then checks availability upon booking.
• Result: When you save, "Room capacity - Spa" will be registered in the system and used when booking to prevent overbooking.

Definisjoner (eksempel: spa)

Vi tar utgangspunkt i et spa som har flere terapeuter, men et begrenset antall behandlingsrom. Dette er den vanligste situasjonen der «kapasitet» og «kapasitet per tjeneste» faktisk betyr noe.

Hva er «Kapasitet»?

Kapasitet er hvor mange enheter av en ressurs du totalt har tilgjengelig samtidig. Altså den fysiske maksgrensa.

Hvordan systemet egentlig fungerer:

Systemet bruker Alternativer (ansatte/terapeuter) til å styre tilgjengelighet.

Har en tjeneste 10 terapeuter som jobber samtidig, antar systemet at tjenesten kan bookes 10 ganger parallelt.

Men i spa-eksempelet:

Du har kanskje 10 terapeuter, men bare 4 behandlingsrom.

Uten ressursstyring kan systemet slippe inn 10 samtidige bookinger fordi 10 ansatte = 10 slots.

Det skaper umiddelbart overbooking, fordi terapeuter ikke kan jobbe i samme rom samtidig. Resultat: kø, rot og dårlig drift.

Derfor kommer ressursstyring inn:

Du lager ressursen «Behandlingsrom» og setter Kapasitet = 4.

Da sier du til systemet:

«Vi har mange terapeuter, men fysisk kun 4 rom – så maks 4 samtidige bookinger kan gjennomføres.»

Hva er «Kapasitet per tjeneste»?

Kapasitet per tjeneste sier hvor mange ressurs-enheter én booking av den tjenesten bruker.

Altså hvor “tung” tjenesten er i ressursforbruk.

Spa-eksempel:

Ressurs: «Behandlingsrom» med Kapasitet = 4.

• Vanlig behandling bruker 1 rom → Kapasitet per tjeneste = 1

• Dobbel behandling / par-spa krever 2 rom samtidig → Kapasitet per tjeneste = 2

Effekt i kalenderen:

Når noen booker dobbel behandling, tar den 2 av 4 rom i samme tidsrom.

Da er det 2 rom igjen til andre bookinger samtidig.

⸻

Kort oppsummert

• Alternativer (terapeuter) bestemmer hvor mange som kan jobbe samtidig.

• Kapasitet (ressurser) bestemmer hvor mye du faktisk har fysisk.

• Kapasitet per tjeneste bestemmer hvor mye hver booking bruker av den fysiske kapasiteten.