Dokumentasjon

Hovedmeny -> Ressursstyring

Ressursstyring brukes for å holde kontroll på ting du faktisk har et begrenset antall av – som rom, biler, maskiner eller utstyr. Poenget er å hindre dobbeltbooking og sørge for at kalenderen aldri selger mer enn virkeligheten tåler. Du setter en total kapasitet på ressursen, og systemet stopper automatisk bookinger når den kapasiteten er brukt opp. Med feltet «Kapasitet per tjeneste» kan du i tillegg styre hvor mye av ressursen hver tjeneste krever, slik at én tjeneste ikke spiser all kapasitet alene.

I bookingen er det «Alternativer» som i utgangspunktet styrer tilgjengeligheten. Alternativer er de som utfører jobben – typisk ansatte eller andre bookbare enheter. I et spa kan du for eksempel ha 3 terapeuter (3 alternativer). Uten ressursbegrensning betyr det at tjenesten kan bookes 3 ganger samtidig. Men hvis spaet bare har 2 behandlingsrom, må dette begrenses – terapeuter kan ikke jobbe i samme rom på samme tid. Derfor legger du inn ressursen «Behandlingsrom» med kapasitet 2, og systemet sørger for at det maks blir 2 samtidige bookinger, selv om du har 3 terapeuter tilgjengelig.

Feltene i Ressursstyring (med spa-eksempel)

1. Tittel

• Hva: Navnet på ressursen. 
• Eksempel: «Romkapasitet – Spa». Dette navnet representerer de fysiske behandlingsrommene du har.

2. Farge

• Hva: En hex-fargekode for å gi ressursen et visuelt særpreg i kalenderen. 
• Eksempel: Du kan velge en farge som skiller «Romkapasitet – Spa» fra andre ressurser.

3. Kapasitet

• Hva: Den totale mengden tilgjengelige enheter for ressursen – den fysiske grensen. 
• Eksempel: Hvis spaet ditt har 2 behandlingsrom, setter du Kapasitet til 2. Dette sikrer at maksimalt 2 bookinger kan skje samtidig for spa-behandlinger.

4. Velg tjenester

• Hva: Bestem hvilke tjenester som skal kunne bruke denne ressursen.
• Eksempel: Kryss av for «Spa-behandling» og «Massasje» slik at disse tjenestene kun kan bookes med romkapasiteten du har definert.

5. Kapasitet per tjeneste

• Hva: Kapasitet per tjeneste sier hvor mange ressurs-enheter én booking av den tjenesten bruker. Altså hvor “tung” tjenesten er i ressursforbruk.
• Eksempel: Når noen booker dobbel spabehandling for par, tar den 2 av 4 rom i samme tidsrom.

6. Lag ressurs

• Hva: Klikk for å lagre ressursen, som deretter kontrollerer tilgjengeligheten ved booking.
• Resultat: Når du lagrer, vil «Romkapasitet – Spa» bli registrert i systemet og benyttes ved booking for å hindre overbooking.

Definisjoner (eksempel: spa)

Vi tar utgangspunkt i et spa som har flere terapeuter, men et begrenset antall behandlingsrom. Dette er den vanligste situasjonen der «kapasitet» og «kapasitet per tjeneste» faktisk betyr noe.

Hva er «Kapasitet»?

Kapasitet er hvor mange enheter av en ressurs du totalt har tilgjengelig samtidig. Altså den fysiske maksgrensa.

Hvordan systemet egentlig fungerer:

Systemet bruker Alternativer (ansatte/terapeuter) til å styre tilgjengelighet.

Har en tjeneste 10 terapeuter som jobber samtidig, antar systemet at tjenesten kan bookes 10 ganger parallelt.

Men i spa-eksempelet:

Du har kanskje 10 terapeuter, men bare 4 behandlingsrom.

Uten ressursstyring kan systemet slippe inn 10 samtidige bookinger fordi 10 ansatte = 10 slots.

Det skaper umiddelbart overbooking, fordi terapeuter ikke kan jobbe i samme rom samtidig. Resultat: kø, rot og dårlig drift.

Derfor kommer ressursstyring inn:

Du lager ressursen «Behandlingsrom» og setter Kapasitet = 4.

Da sier du til systemet:

«Vi har mange terapeuter, men fysisk kun 4 rom – så maks 4 samtidige bookinger kan gjennomføres.»

Hva er «Kapasitet per tjeneste»?

Kapasitet per tjeneste sier hvor mange ressurs-enheter én booking av den tjenesten bruker.

Altså hvor “tung” tjenesten er i ressursforbruk.

Spa-eksempel:

Ressurs: «Behandlingsrom» med Kapasitet = 4.

• Vanlig behandling bruker 1 rom → Kapasitet per tjeneste = 1

• Dobbel behandling / par-spa krever 2 rom samtidig → Kapasitet per tjeneste = 2

Effekt i kalenderen:

Når noen booker dobbel behandling, tar den 2 av 4 rom i samme tidsrom.

Da er det 2 rom igjen til andre bookinger samtidig.

⸻

Kort oppsummert

• Alternativer (terapeuter) bestemmer hvor mange som kan jobbe samtidig.

• Kapasitet (ressurser) bestemmer hvor mye du faktisk har fysisk.

• Kapasitet per tjeneste bestemmer hvor mye hver booking bruker av den fysiske kapasiteten.