Dokumentasjon

Hovedmeny -> Arbeidsflyt

Automatiske e-postvarslinger

Med Bookingtjeneste kan du sende automatiske e-postvarsler til kunder, ansatte og administratorer. Du kan bruke ferdige maler eller tilpasse e-postene selv, både i ren tekst eller HTML.

E-postvarslinger er et effektivt verktøy for å holde både kunder og ansatte oppdatert om viktige detaljer i forbindelse med bookinger. For kunder gir e-postvarslinger en tydelig bekreftelse på at bookingen er registrert, sammen med all nødvendig informasjon som tid, sted, og eventuelle spesifikasjoner knyttet til tjenesten. Dette skaper trygghet og minimerer risikoen for misforståelser.

For ansatte sørger e-postvarslinger for at de til enhver tid har oversikt over sine oppgaver og avtaler. Varslene kan inneholde informasjon om tidspunkt, kundeopplysninger, og spesifikke instruksjoner relatert til tjenesten. Dette bidrar til effektiv planlegging og reduserer sjansen for feil eller manglende oppmøte.

Ved å automatisere e-postvarslinger kan systemet sikre at viktig kommunikasjon skjer raskt og presist, noe som forbedrer både kundeopplevelsen og de ansattes effektivitet.

Hvordan opprette en e-postvarsling

1. Klikk på «Arbeidsflyt» i menyen.

2. Klikk på «Lag ny arbeidsflyt».

3. Du vil nå se tre felt:

– Arbeidsflyt navn: Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. For eksempel: «E-post ved ny booking». 

– Når dette skjer: Velg utløseren for handlingen. For eksempel: «Ny booking». 

– Gjør dette: Velg handlingen som skal utføres. Velg «Send e-post».

4. Du vil nå se et nytt skjermbilde.
– Arbeidsflyt navn: Her står navnet du kalte arbeidsflyten. Endre dette hvis ønskelig. Dette påvirker kun navnet du ser i kontrollpanelet.
– Under «Når» står det nå «Ny booking». Klikk på «Endre»-knappen for å justere innstillinger i detalj. Du kan for eksempel koble til valgte tjenester, lokasjoner, alternativer og statuser. Da trigges arbeidsflyten kun hvis disse innstillingene er samstemmer.
– Under «Gjør dette» står det nå «Send e-post». Klikk på «Endre»-knappen.

6. Nå skal e-posten opprettes: 

– Til: Velg mottakerne av e-posten. Du kan velge Kunden og/eller Alternativet. Du kan også legge til andre e-postadresser og klikke «Enter».

– Emne: Skriv et emne for e-posten, for eksempel «Takk for din booking». 

– Innhold: Skriv innholdet i e-posten. Ved å klikke på «Nøkkelord» kan du legge inn dynamisk informasjon (plassholdere) som kundens navn, tjenestenavn osv. Dette tilpasses automatisk når e-posten sendes.

7. Lagre.

Ferdig mal til e-post

Hvis du vil bruke en ferdig mal, klikk på «Finn en ferdig mal» som er synlig der man skriver innholdet i e-posten.

• Kopier den valgte malen fra denne siden.
• Gå tilbake til e-postredigeringen, klikk på «Code view» og lim inn koden til malen du kopierte. Klikk på «Code view» igjen for å gå ut av kodevisningen.
• Rediger malen om nødvendig, og klikk på «Lagre». 

E-postsendernavn

For å endre sendernavn på e-poster:

• Gå til Innstillinger -> E-postinnstillinger.
• Skriv inn firmanavnet, ikke e-postadressen.
• Klikk Lagre endringer.

Når systemet kan sende e-post

• Ved ny avtale: Send automatisk bekreftelse når en ny booking opprettes.
• Ved avtaleendring: Varsel sendes når en avtale endres via kundepanelet.
• Ved kansellering eller statusendring: Send varsler basert på avtalenes statusendring.
• Påminnelse før avtale: Send påminnelser, for eksempel 1 time før avtalen.
• Etter avtale: Send varsler etter avtalen for tilbakemelding eller annen informasjon.
• Ny kunde opprettet: Varsel sendes når en ny kunde registreres.