Hva er ressursstyring?
Ressursstyring brukes for å holde kontroll på ting du faktisk har et begrenset antall av – som rom, biler, maskiner eller utstyr. Poenget er å hindre dobbeltbooking og sørge for at kalenderen aldri selger mer enn virkeligheten tåler.
Du setter en total kapasitet på ressursen, og systemet stopper automatisk bookinger når den kapasiteten er brukt opp. Med feltet Kapasitet per tjeneste kan du i tillegg styre hvor mye av ressursen hver tjeneste krever, slik at én tjeneste ikke spiser all kapasitet alene.
I bookingen er det Alternativa som i utgangspunktet styrer tilgjengeligheten. Alternativer er de som utfører jobben – typisk ansatte eller andre bookbare enheter. Ressursstyring legger til en ekstra fysisk begrensning oppå dette.
Eksempel: Spa
Du har 3 terapeuter (3 alternativer). Uten ressursbegrensning betyr det at tjenesten kan bookes 3 ganger samtidig. Men hvis spaet bare har 2 behandlingsrom, må dette begrenses – terapeuter kan ikke jobbe i samme rom på samme tid.
Derfor legger du inn ressursen Behandlingsrom med kapasitet 2, og systemet sørger for at det maks blir 2 samtidige bookinger, selv om du har 3 terapeuter tilgjengelig.
Feltene i ressursstyring
Når du oppretter en ny ressurs fyller du inn følgende felt. Eksemplene er basert på et spa med behandlingsrom.
Klikk Lag ressurs for å lagre. Ressursen vil automatisk kontrollere tilgjengeligheten ved booking og hindre overbooking.
Kapasitet forklart
Kapasitet er hvor mange enheter av en ressurs du totalt har tilgjengelig samtidig – den fysiske maksgrensa.
Hvordan systemet fungerer
Systemet bruker Alternativa (ansatte/terapeuter) til å styre tilgjengelighet. Har en tjeneste 10 terapeuter som jobber samtidig, antar systemet at tjenesten kan bookes 10 ganger parallelt.
Uten ressursstyring: Har du 10 terapeuter men bare 4 behandlingsrom, kan systemet slippe inn 10 samtidige bookinger. Det skaper overbooking – terapeuter kan ikke jobbe i samme rom samtidig.
Med ressursstyring lager du ressursen Behandlingsrom og setter kapasitet til 4. Da forteller du systemet: vi har mange terapeuter, men fysisk kun 4 rom – så maks 4 samtidige bookinger kan gjennomføres.
Kapasitet per tjeneste forklart
Kapasitet per tjeneste sier hvor mange ressurs-enheter én booking av tjenesten bruker – altså hvor «tung» tjenesten er i ressursforbruk.
Eksempel
Ressurs: Behandlingsrom med kapasitet = 4.
- Vanlig behandling bruker 1 rom → Kapasitet per tjeneste = 1
- Dobbel behandling / par-spa krever 2 rom samtidig → Kapasitet per tjeneste = 2
Når noen booker dobbel behandling, tar den 2 av 4 rom i samme tidsrom. Da er det 2 rom igjen til andre bookinger samtidig.