Dokumentasjon Bookingtjeneste.no

Innstillinger -> Arbeidsflyt

SMS-varslinger

Med Bookingtjeneste kan du enkelt sende automatiske SMS-varsler til både kunder og ansatte når en booking gjøres. Systemet støtter også varsling ved endringer i bookingstatus (som avvist eller avbrutt), samt påminnelser før og etter en booking. Dette gir deg fleksibilitet i kommunikasjonen og sikrer tidsbesparende prosesser.

Hvordan opprette en SMS-varsling

1. Klikk på «Arbeidsflyt» i menyen.

2. Klikk på «Lag ny arbeidsflyt».

3. Du vil nå se tre felt:

– Arbeidsflyt navn: Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. For eksempel: «SMS ved ny booking». 

– Når dette skjer: Velg utløseren for handlingen. For eksempel: «Ny booking». 

– Gjør dette: Velg handlingen som skal utføres. Velg «Send SMS».

4. Du vil nå se et nytt skjermbilde.
– Arbeidsflyt navn: Her står navnet du kalte arbeidsflyten. Endre dette hvis ønskelig. Dette påvirker kun navnet du ser i kontrollpanelet.
– Under «Når» står det nå «Ny booking». Klikk på «Endre»-knappen for å justere innstillinger i detalj. Du kan for eksempel koble til valgte tjenester, lokasjoner, alternativer og statuser. Da trigges arbeidsflyten kun hvis disse innstillingene er samstemmer.
– Under «Gjør dette» står det nå «Send SMS». Klikk på «Endre»-knappen.

6. Nå skal SMS opprettes: 

– Til: Velg mottakerne av SMS. Du kan velge Kunden og/eller Alternativet. Du kan også legge til andre telefonnummer som skal være fast, klikk «Enter».

– Innhold: Skriv innholdet i e-posten. Ved å klikke på «Nøkkelord» kan du legge inn dynamisk informasjon (plassholdere) som kundens navn, tjenestenavn osv. Dette tilpasses automatisk når e-posten sendes.

7. Lagre.

Når kan automatiske SMS-varslinger sendes?

• Ved ny avtale: Send varsler når en ny booking legges til.
• Ved avtaleendring: Send varsler når en avtale endres av kunden eller medarbeideren.
• Ved kansellering eller statusendring: Send varsler når statusen til en avtale endres eller kanselleres.
• Påminnelse før avtalen: Send varsler x minutter før en avtale starter (f.eks. 1 time før).
• Etter avtalen: Send varsler etter at avtalen er over for å få tilbakemelding fra kunden.
• Når en ny kunde opprettes: Send et varsel når en ny kunde registreres, inkludert tilgangsdetaljer hvis det er aktivert.

Viktige detaljer

Telefonnummer

SMS-ene sendes fra bookingtjenestens eget SMS-navn, «Reservasjon». Dette kan ikke endres, og mottakeren vil ikke kunne svare på SMS-en.

Test SMS

Du kan teste SMS-varslinger under oppsettet ved å bruke knappen «Lagre og Test». Husk å bruke +47 foran testnummeret ditt (f.eks. +471234567).

Slik fungerer SMS-utsendelsen med segment- og kvotetelling

• Melding deles i segmenter: Hver SMS kan inneholde inntil 153 tegn. Skriver du mer, deles meldingen automatisk i flere SMS-er (segmenter).
• Sjekk av brukt kvote: Før vi sender, ser systemet på hvor mange SMS-segmenter du allerede har brukt denne måneden.
• Sjekk av ledig kvote: Vi legger sammen «brukte segmenter» + «segmenter meldingen krever». Overskrider summen din månedskvote, sendes ingenting.
• Utsending og loggføring: Dersom du har kvote igjen, sender vi alt til Twilio i ett kall. For hvert segment vi sender, opprettes én loggpost – slik at du alltid ser nøyaktig antall SMS-segmenter brukt.

Slik sjekker du SMS-kvoten din

• Klikk på brukernavnet ditt øverst til høyre.
• Velg «Abonnement».
• Trykk «Gjeldende abonnement».

Du får da en oversikt som denne: 

Kort om plassholdere (f.eks. {{navn}})

• Plassholderen byttes ut med det faktiske innholdet (f.eks. “Ola Nordmann”) før vi teller tegn.
• Alle tegn – bokstaver, mellomrom, skilletegn og det innskutte navnet – teller med i de 153 tillatte tegnene per segment.
• Tips: Planlegg etter det lengste navnet du forventer, så unngår du utilsiktet ekstra segmenter.