Dokumentasjon

Innstillinger -> Generelt -> Venteliste

Venteliste med automatiske varslinger

Når du aktiverer venteliste i Bookingtjenesten, gir du kundene muligheten til å reservere et tidspunktsom allerede er fullbooket. Dette kan være nyttig i tilfeller der tidspunkter er populære eller begrensede. Ved å bruke ventelisten kan kundene signalisere interesse for en tid som per nå ikke er ledig, og de får sjansen til å få den reservert om den senere blir tilgjengelig. I praksis fungerer ventelisten som et proaktivt verktøy som gir kundene fleksibilitet og øker sannsynligheten for å fylle opp tidspunkter som ellers kunne ha blitt ledige. Personalet holdes oppdatert om endringer, og kundene kan enkelt bekrefte sin reservasjon.

For at ventelisten skal fungere optimalt, må det settes opp automatiske varslinger – både til personalet og til kunden på venteliste:

• Varsling til Personalet: Varslingen til personalet sikrer at de blir informert når et tidspunkt på ventelisten blir ledig, for eksempel hvis en annen kunde kansellerer. Dette lar personalet handle raskt og tildele det ledige tidspunktet til en kunde som står på ventelisten.
• Varsling til Kunden på Venteliste: Når personalet endrer status for en booking på ventelisten til «Godkjent», sendes en melding til kunden som informerer om at tidspunktet er blitt tilgjengelig. Dette gir kunden en lenke for å fullføre bestillingen og betale, hvis nødvendig, og dermed sikre bookingen.

Hvordan aktivere Venteliste

• Klikk på «Innstillinger» i menyen.
• Klikk på «Generelt», deretter «Venteliste».
• Velg «Aktivert» på Venteliste. Venteliste vil be om noen kriterier for å fungere, vennligst følg disse før aktivering.

Arbeidsflyt til personale med venteliste

• For å sette opp en e-post eller SMS varsling til personale når et tidspunkt blir ledig, gjør følgende.
• Klikk på «Arbeidsflyt» i hovedmenyen.
• Klikk på «Lag Arbeidsflyt».
• Fyll inn navn. (For intern bruk).
• Under «Når dette skjer» velg: Tidspunkt er ledig.
• Under «Gjør dette» velg: Send E-post eller Send SMS melding.
• Klikk på «Opprett».
• Du kan tilknytte denne arbeidsflyten til kun noen valgte Tjenester, Lokasjoner eller Alternativer ved å klikke på «Endre» under «Når». 
• Under «Gjør dette» setter du opp e-posten eller SMS-en. Mottaker bør være «Alternativet». Husk å lagre når du er ferdig.
• Fullført. Denne arbeidsflyten vil trigges helt automatisk når en tid blir ledig for en kunde som er på venteliste. Denne trigges altså ved at tidligere kunde kansellerer sin booking.

Arbeidsflyt til kunde på venteliste

• For å sette opp en e-post eller SMS varsling til kunde når et tidspunkt blir ledig, gjør følgende.
• Klikk på «Arbeidsflyt» i hovedmenyen.
• Klikk på «Lag Arbeidsflyt».
• Fyll inn navn (For intern bruk).
• Under «Når dette skjer» velg: Booking status endret.
• Under «Gjør dette» velg: Send E-post eller Send SMS melding.
• Klikk på «Opprett».
• Du kan tilknytte denne arbeidsflyten til kun noen valgte Tjenester, Lokasjoner eller Alternativer ved å klikke på «Endre» under «Når».
• Under «Når» bør du også sette «Tidligere status» som: «Venteliste», og «Ny status» som: Godkjent.
• Under «Gjør dette» setter du opp e-posten eller SMS-en. Husk å lagre når du er ferdig.
• Ferdig. Denne arbeidsflyten vil trigges helt automatisk når personale endrer bookingstatus på bookingen til personen på venteliste. I dette eksempelet blir den trigget ved endring av status fra «Venteliste» til «Godkjent».