Dokumentasjon

Innstillinger -> Generelt -> Venteliste

Venteliste med automatiske varslinger

Når venteliste er aktivert i Bookingtjenesten, kan kunder sette seg på venteliste for tider som allerede er fullbooket. Dersom en tid blir ledig, vil systemet automatisk tildele plassen til den kunden som har stått lengst på ventelisten. Kunden får da beskjed om at de har fått plass.

Viktige punkter:

• Automatisk tildeling: Ledige plasser blir automatisk gitt til første kunde på ventelisten når en booking kanselleres, avvises, slettes, eller settes til “ikke opptatt”.
• Varsling: Kunden som får tildelt plassen, får automatisk beskjed på e-post eller SMS med alle detaljer.
• Advarsel: Når personalet gjør en booking ledig, vises en advarsel om at neste kunde på ventelisten automatisk vil få tilbudet.
• Oversikt: Selv om ventelisten deaktiveres, beholdes venteliste-statusen på eksisterende bookinger i systemet.

Arbeidsflyt og varslinger

Systemet har en ferdig arbeidsflyt for varsling både til kunde og personale, som er aktivert som standard. Disse arbeidsflytene kan redigeres, eller du kan lage egne arbeidsflyter dersom du ønsker tilpasninger. Alt er automatisk – systemet tildeler og varsler den rette kunden, uten at du trenger å gjøre noe manuelt. Du kan tilpasse varslingene under “Arbeidsflyt” hvis du har behov for egne meldinger eller rutiner.

Hvordan aktivere Venteliste

• Klikk på «Innstillinger» i menyen.
• Klikk på «Generelt», deretter «Venteliste».
• Velg «Aktivert» på Venteliste. Venteliste vil be om noen kriterier for å fungere, vennligst følg disse før aktivering.

Arbeidsflyt til personale og kunde med venteliste

• For å sette opp en e-post eller SMS varsling til personale og kunde når et tidspunkt blir ledig, gjør følgende.
• Klikk på «Arbeidsflyt» i hovedmenyen.
• Klikk på «Lag Arbeidsflyt».
• Fyll inn navn. (For intern bruk).
• Under «Når dette skjer» velg: Tidspunkt er ledig.
• Under «Gjør dette» velg: Send E-post eller Send SMS melding.
• Klikk på «Opprett».
• Du kan tilknytte denne arbeidsflyten til kun noen valgte Tjenester, Lokasjoner eller Alternativer ved å klikke på «Endre» under «Når». 
• Under «Gjør dette» setter du opp e-posten eller SMS-en. Mottaker bør være «Alternativet» og «Kunde». Husk å lagre når du er ferdig.
• Fullført. Denne arbeidsflyten vil trigges helt automatisk når en tid blir ledig for en kunde som er på venteliste. Denne trigges altså ved at tidligere kunde kansellerer sin booking.