Automatic email notifications
With Booking Service, you can send automatic email notifications to customers, employees, and administrators. You can use ready-made templates or customize the emails yourself, in both plain text and HTML.
Email notifications are an effective tool for keeping both customers and employees updated on important details related to bookings. For customers, email notifications provide clear confirmation that the booking has been registered, along with all necessary information such as time, location, and any specifications related to the service. This creates security and minimizes the risk of misunderstandings.
For employees, email notifications ensure they have an overview of their tasks and appointments at all times. Notifications can include information about times, customer details, and specific instructions related to the service. This contributes to efficient planning and reduces the chance of errors or no-shows.
By automating email notifications, the system can ensure that important communications happen quickly and accurately, improving both the customer experience and employee efficiency.
How to create an email notification
Her finner du oversikten over alle arbeidsflyter.
- Arbeidsflyt navn: Skriv inn et navn, for eksempel E-post ved ny booking.
- Når dette skjer: Velg utløseren for handlingen, for eksempel Ny booking.
- Gjør dette: Velg handlingen som skal utføres. Velg Send e-post.
Du vil nå se et nytt skjermbilde.
- Arbeidsflyt navn: Her står navnet du kalte arbeidsflyten. Endre dette hvis ønskelig. Dette påvirker kun navnet du ser i kontrollpanelet.
- Under Når står det nå Ny booking. Klikk på Endre-knappen for å justere innstillinger i detalj. Du kan for eksempel koble til valgte tjenester, lokasjoner, alternativer og statuser.
- Under Gjør dette står det nå Send e-post. Klikk på Endre-knappen.
- Til: Velg mottakerne av e-posten. Du kan velge Kunden og/eller Alternativet. Du kan også legge til andre e-postadresser og klikke Enter.
- Emne: Skriv et emne for e-posten, for eksempel Takk for din booking.
- Innhold: Skriv innholdet i e-posten. Ved å klikke på Nøkkelord kan du legge inn dynamisk informasjon (plassholdere) som kundens navn, tjenestenavn osv.
Arbeidsflyten er nå aktiv og e-postvarslingen sendes automatisk.
Ready-made email template
Vi har ferdige e-postmaler du kan bruke som utgangspunkt. Du finner alle tilgjengelige maler her:
https://bookingtjeneste.no/maler
Click on Endre under Gjør dette.
I e-postredigeringen, klikk på Code view (</>) og lim inn koden.
Click on Code view igjen for å gå ut av kodevisningen.
Rediger malen om nødvendig, og klikk på Save.
Avsendernavn og avsender e-post
Gå til Administrasjon → Innstillinger → E-postinnstillinger.
I feltet Avsenders navn: skriver du inn ønsket navn på avsender av e-posten.
I feltet Avsender e-post: angir du deres primære e-postadresse. Klikk deretter på Lagre endringer.